Zou je graag online met ons willen werken via Exact? Druk dan op onderstaande knop

Werk je al online met ons of begin je net? Dan heb je vast wat aan onderstaande tips een weetjes.

Kijk er regelmatig even naar.

We zullen het steeds bijwerken naar aanleiding van onze en jouw ervaringen en aanpassingen en verbeteringen van Exact. We vermelden de datum van plaatsing zodat je altijd kan zien of je de laatste toevoeging al gezien hebt.

Mis je iets? Of heb je iets handigs ontdekt? Deel het met ons. Je medegebruikers zijn er vast blij mee!

10/04/2019-2 Foutmelding Dizzy

Krijg je ook wel eens een foutmelding van Dizzy? Let dan goed op wat er in staat. De melding geeft in principe exact aan welke invoer fout is gegaan en waarom. Meestal is het dat er naast een pdf ook een andere bijlage bij zat en dat kan hij niet lezen. Dan staat er wel altijd bij dat de pdf wel 100% is. Je hoeft dan niets meer met de mededeling te doen. Of Is de mail zelf de factuur? Dizzy verwerkt alleen de bijlage van een mail die je doorstuurt. Print hem dan als Pdf en voeg hem bij aan de mail voordat je hem doorstuurt naar Dizzy. 

10/04/2019-1 Update BTW in de periode

Veel online klanten vragen of ze tussendoor al kunnen zien waar de btw heen gaat in een kwartaal. Dat kan. Als je klikt op Aangiften rechts in je cockpit in Exact en daarna links boven op de knop btw-overzicht dan kan je daar de periode aangeven. Let op: zet altijd even een vinkje achter Na boeken, want alles wat is ingegeven in een kwartaal wordt pas definitief verwerkt bij het daadwerkelijk afsluiten van het kwartaal door ons. 

18/05/2018-4. Meer ruimte in je verkoopfactuur

Bij het maken van je verkoopfactuur in Exact kan je te weinig ruimte hebben voor omschrijving in de produktregel. Achter de produktregel staat echter een pennetje. Als je daar op druk kom je op een vlak met meer ruimte. Let op: deze zie je na sluiten niet terug op je invoerscherm, maar wel als je op het oogje drukt voor de previeuw.

18/05/2018-3. Update Dizzy en Bank op homepage AB Administraties

Heb je gezien dat op onze homepage tegenwoordig de tijd vermeld staat van de laatste verwerking en Dizzy en je bank in Exact? Wanneer je dus iets ingevoerd hebt, maar het nog niet in Exact ziet staan check dan even deze update tijden. Verwerking is minimaal 1x per dag. Voortaan staat daar ook vermeld wanneer dit niet gehaald is en er dus achterstand is.

18/05/2018-2. MKB mailadres laten toevoegen bij automatisch doorsturen

Als je bij MKB Brandstof hebt doorgegeven dat de facturen rechtstreeks naar je Dizzy adres kunnen geef dan even aan ons door dat we het MKB factuur adres aan je Dizzy account moeten toevoegen. Anders wordt de afzender niet geaccepteerd.

18/05/2018-1. Gebruik Play bij slepen in Dizzy

Wanneer je documenten in Dizzy sleept moet je daarna rechts onderin nog op verwerken drukken. Je kan dan alle ingesleepte documenten in 1x verwerken. Je kan echter ook iedere keer rechts naast het ingesleepte document op het Play tekentje drukken.

11/04/2018-1. Verschil Exact en DizzyData

Je hebt bij aanmelden een inlog ontvangen voor Exact en voor DizzyData. Voor beide programma's staat op onze homepage een knop en is ook een app voor je mobiel beschikbaar welke gratis te downloaden is. Je kan dezelfde inloggegevens gebruiken voor de programma's en de app.

Wat is het verschil?

Exact is het daadwerkelijke boekhoudprogramma waar uiteindelijk alles in terecht komt. DizzyData is de invoertool. Alles kan je ook rechtstreeks inbrengen in Exact, maar dat vraagt voor AB veel meer tijd met verwerken. We verzoeken je dan ook DizzyData te gebruiken voor het inbrengen van je stukken.

11/04/2018-2. Hoe breng je het snelst gegevens in?

Inkoop-/ kostenfacturen die je als bijlage per mail ontvangt mail je rechtstreeks door naar je DizzyData mailadres via forward. Je hoeft geen begeleidende tekst mee te geven of het onderwerp van de mail te veranderen. Je kan de mail zo rechtstreeks forwarden.

Staat de factuur verwerkt in de mail zelf? De factuur is dus niet bijgesloten als pdf? Sla dan de hele mail op als pdf en mail die dan door naar Dizzy.

Bonnetjes of facturen per post kan je fotograferen met de Dizzy app en rechtstreeks doorsturen. Je kan ze ook eerst scannen en opslaan en dan doormailen naar je Dizzy mail of ze naar DizzyData slepen.

Verkoopfacturen maak je uiteraard meteen in Exact. Waarom niet? Maar als je het dan toch buiten Exact om wil doen dan kan je de facturen ook doormailen naar je Dizzy mail of fotograferen met de Dizzy app of scannen en doormailen, net als je doet met de inkoop-/kostenfacturen.

11/04/2018-3. Hoe maak je het makkelijkst een foto in de Dizzy app?

De Dizzy app probeert de randen van de factuur/ bon te "zien". De oranje hoekjes markeren het gebied waarbinnen hij dat doet. Hij geeft een groot oranje vlak als hij de randen denkt te herkennen. Soms ben je echter heel lang bezig om dit plaatje te krijgen. Zeker als de achtergrond qua kleur lijkt op de kleur van de bon/ factuur (bv witte factuur op wit bureaublad). Maar je hoeft niet zo moeilijk te doen. Gewoon klikken. Daarna zal hij zeggen dat hij het niet herkent en je vragen het te bewerken. Of je klikt zelf links bovenin op Bewerk foto. Je kan dan net zo lang met de oranje hoekjes schuiven tot alles in het beeld staat en dan druk je op verwerk.

Let ook op dat alles in beeld is en niet maar een deel.

11/04/2018-4. Waarom lukt het versturen van mijn facturen/ bonnen niet in de Dizzy app?

Wanneer het versturen van de foto's met de Dizzy app niet lukt probeer je waarschijnlijk meerdere foto's tegelijk te versturen. Dan is het waarschijnlijk te veel voor jouw telefoon. Verstuur de foto gewoon altijd meteen na nemen en bewerken. Dan kan dit nooit gebeuren. En zo vergeet je hem ook niet te versturen.

11/04/2018-5. Extra stap bij bulk aanleveren in Dizzy

Wanneer je veel facturen in je eigen computer hebt staan en je sleept ze ineens naar DizzyData dan moet je een extra stap doen om ze voor AB zichtbaar te maken. Je moet dan in Werkoverzicht rechts onderin op verwerken drukken.

Let op: AB probeert zo veel mogelijk alles elke dag te verwerken. Dat is berekend op jouw dagelijkse aanlevering. Lever je na lange tijd een bulk aan houd er dan rekening mee dat het iets langer kan duren.

11/04/2018-6. Ik krijg facturen binnen op meerdere mailadressen

Als je facturen binnenkrijgt op meerdere mailadressen geef dit dan aan ons door. Wij kunnen meerdere adressen als toezendadres voor je laten erkennen in Dizzy. We kunnen zelfs een heel domein laten herkennen. Je hoeft dus niet eerst intern aan een ander adres door te mailen.

11/04/2018-7. Wat kan ik in Dizzy inbrengen en moet ik sorteren?

Je kan alles in Dizzy inbrengen zodat het ook meteen functioneert als een extra archief voor je. Je hoeft niets te sorteren. Dat doet AB wel voor je. Je kan alles in categorieën terug vinden in het archief in Dizzy. Maar wat verwerkt moet worden in Exact vind je uiteindelijk ook daar terug natuurlijk.

Als je bank niet gekoppeld is en je dus MT940 bestanden aanlevert zal je die wel aan AB moeten mailen. Die kunnen we niet vanuit Dizzy in Exact inbrengen. Hopelijk is jouw bank snel klaar voor de koppeling met Exact.

11/04/2018-8. Staat alles er nu in en is het niet dubbel?

Dubbel kunnen stukken er in principe niet inkomen, want het gaat er in op factuurnummer en dan geeft Dizzy al aan dat die al bestaat. Twijfel je dus of het er in staat, doe het gerust nog een keer. Als het goed is komt het naar voren en anders altijd later in het proces wel (zo'n factuur blijft dan open staan).

Maar staat alles er wel in? Is er niets vergeten? Log in op Exact en dan zie je links onderaan Totaal te vorderen en Totaal te betalen. Hierin zie je de facturen weer terug. Tenminste, als ze al verwerkt zijn (daarvoor kan je ze alleen terug vinden in het archief in Dizzy) en nog niet betaald zijn. Zijn ze al wel betaald dan vind je alles rechts ook per categorie onder de streepjes terug. Ook kan je in de grafieken klikken op de staven om te zien welke facturen hebben gezorgd voor de omzet en de kosten.

Klik gerust rond. Er kan niets gebeuren wat ook niet herstelt kan worden. Je kan op heel veel manieren in Exact bij de uiteindelijke onderliggende documenten (die je zelf hebt ingebracht) komen.

Probeer feeling te krijgen met je eigen administratie of vraag ons er naar je te helpen met het verkrijgen van inzicht.

11/04/2018-9. Hoe koppel ik mijn bank en betaal ik via Exact?

Helaas zijn nog niet alle banken in staat te koppelen met Exact. Momenteel kunnen de Rabobank, de ABN AMRO en de ING rechtstreeks koppelen. Bankier je bij 1 van deze banken maak dan een koppeling met Exact. Dit kun je zelf via je banksoftware. De methode verschilt per bank. Wij willen je er ook graag bij helpen. Geef je ons even aan als je het zelf gaat doen? We moeten dan namelijk wel nog eerst even het laatste mt940 bestand inbrengen in Exact. Na de koppeling kan dit niet meer.

Ook betalen kan via Exact. Bij de Rabobank gaan dan na verzenden de betaalbestanden rechtstreeks je bankpakket in. Bij de ABN AMRO en de ING kan je betaalbestanden downloaden en in je bankpakket inlezen. Bij alle 3 moet je altijd nog wel fiatteren. De Rabobank is er zelfs al mee bezig dat je dit kan via de bankapp.

Hopelijk volgende de andere banken ook snel, maar je mag je mt940 bestand zo vaak aanleveren als je wil. 

11/04/2018-10 De facturen van MKB Brandstof koppelen aan Exact

Ken je dat? Van die crediteuren die je alleen maar een mail sturen dat je factuur klaar staat, maar dan moet je eerst inloggen en downloaden. Heel omslachtig. MKB brandstof is daar 1 van, maar zij hebben nu een koppeling gemaakt met Exact. Als je deze koppeling aanbrengt gaat de factuur zo Exact in. Voor meer informatie hoe dit te doen, zie de knop hieronder.

Super handig! We hopen dat er snel crediteuren volgen.

Weet jij er al 1 waarvan wij nog niet op de hoogte zijn? Laat je het ons dan even weten?

11/04/2018-11. De layout van mijn factuur is niet juist

Wij kunnen de verkoopfactuur voor je wijzigen. Geef gerust zo vaak als je wil aan wat er veranderen moet. Voel je niet bezwaard. Het is immers jouw uiting naar buiten toe, naar je klanten. Die factuur moet eerst een keer goed neergezet worden, daarna kan je hem immers als het goed is lang gebruiken.

11/04/2018-12. Hoe maak ik een creditfactuur aan?

Wanneer je een reeds verstuurde factuur moet crediteren kan je gewoon een verkoopfactuur maken met dezelfde gegevens en bij aantal zet je er een min voor. Je kan echter ook aan ons vragen de creditfactuur voor te bereiden. Als je ons aangeeft welke factuur gecrediteerd moet worden dan kunnen wij met een druk op de knop een credit factuur klaar zetten in Concepten. Je kan hem dan eventueel zelf nog wijzigen voor versturen.

Wat zou het handig zijn als jullie zelf die knop hadden, he? Veel administratiekantoren vinden dit. Het is ook al aangegeven bij Exact. Daar kunnen we aangeven wat er verbeterd kan worden. Andere kantoren kunnen dit weer liken en bij een bepaald aantal likes komt de wijziging in de nieuwe release.

11/04/2018-13. Wat krijg ik nu eigenlijk precies aan diensten met het maandelijkse online pakket?

Het bedrag per maand omhelst alle diensten die te maken hebben met het drijven van een bedrijf in 1 boekjaar. Ben je per 1 januari 2018 begonnen dan betaal je per maand dus voor alle diensten die te maken hebben met de normale bedrijfsvoering binnen je bedrijf en de gevolgen hiervan voor het boekjaar 2018. Dus, je boekhouding up to date, je btw en ICP aangiften, je aangifte inkomstenbelasting, je jaarcijfers en vragen stellen mbt 2018. Alleen de zaken die vallen buiten een normale bedrijfsvoering en de gevolgen daarvan voor het betreffende boekjaar (denk bv aan een onverwachte belastingcontrole, een financieringsaanvraag, een bedrijfsplan schrijven voor een nieuwe omzetvorm of een aangifte inkomstenbelasting voor het jaar 2017 of nog eerder) worden apart in rekening gebracht. Maar daarvoor waarschuwen wij je eerst en geven ook altijd eerst een indicatie voor de kosten. Dan kan je altijd nog zelf beslissen wat je wilt doen.

Is het een "normaal" jaar, zonder incidentele gebeurtenissen, zonder dat je zelf bijzondere verzoeken doet,

zonder dat er zaken uit oude jaren nog afgewikkeld moeten worden,

dan heb je dus buiten je maandelijkse bedrag geen extra kosten meer.

 Voor de meesten van jullie geldt dat jullie begonnen zijn vanaf 2018 en dat 2017 nog niet helemaal afgehandeld is. Voor het afwikkelen van 2017 zal dan nog wel een rekening op uurbasis volgen. Als straks in 2019 het jaar 2018 nog afgewikkeld moet worden volgt geen rekening meer. Daarvoor heb je immers al betaald in 2018.